- केवल workspace owners and managers ही सदस्यों को आमंत्रित कर सकते हैं।
- रजिस्टर करने के बाद, आमंत्रित सदस्यों को सदस्य रजिस्ट्रेशन चरणों का पालन करके ऐप इंस्टॉल करना चाहिए।
एक सदस्य जोड़ें
Admin → Manage Users पर जाएं और Add Member पर क्लिक करें। हर आमंत्रण विधि एक ही डायलॉग में तीन टैब के साथ रहती है — Invite to workspace (ईमेल द्वारा), Manage invites (लंबित आमंत्रणों को ट्रैक करें), और Invite by URL (साझा करने योग्य लिंक)। Virtual Office के लिए अब कोई अलग फ़्लो नहीं है।
Free और Individual प्लान एक ही वर्कस्पेस उपयोगकर्ता तक सीमित हैं, इसलिए Add Member एक “Upgrade your plan” संदेश दिखाता है। अधिक सदस्यों को आमंत्रित करने के लिए Small, Premium, या Enterprise में अपग्रेड करें।
वर्कस्पेस में आमंत्रित करें (ईमेल द्वारा)
इसका उपयोग सदस्यों को ईमेल द्वारा आमंत्रित करने और उसी समय उनकी भूमिका और एक्सेस सेट करने के लिए करें।
- Invite via email के अंतर्गत, सदस्य का ईमेल एड्रेस दर्ज करें (एक साथ कई को आमंत्रित करने के लिए +Add another user का उपयोग करें)।
- User role सेट करें — Member या Manager।
- Feature Access के अंतर्गत, चुनें कि सदस्य कौन-से फ़ीचर उपयोग कर सकता है: Live Translation, Time Tracking, और Browser / Desktop Virtual Office। Virtual Office एक्सेस ठीक यहीं दिया जाता है — इसीलिए किसी अलग Virtual Office आमंत्रण सेक्शन की आवश्यकता नहीं है।
- वैकल्पिक रूप से सदस्य को Projects, Groups, और विशिष्ट Floors में असाइन करें, और Time Tracking सक्षम होने पर Tracking Options (स्क्रीनशॉट कैप्चर, वेबकैम शॉट्स, इनपुट गतिविधि) सेट करें।
- Send पर क्लिक करें। सदस्य को एक आमंत्रण ईमेल मिलता है और वह रजिस्टर करने के लिए Join workspace पर क्लिक करता है।
ईमेल आमंत्रण लिंक 72 घंटे के लिए वैध रहता है।
URL के माध्यम से आमंत्रित करें
इसका उपयोग व्यक्तिगत ईमेल एड्रेस दर्ज करने के बजाय एक ही आमंत्रण लिंक साझा करने के लिए करें।
- Invite by URL टैब पर, चुनें कि लिंक कितने समय तक वैध रहेगा (1, 3, 7, या 30 days)।
- जनरेट किए गए लिंक को कॉपी करें और जिन लोगों को आप आमंत्रित करना चाहते हैं उनके साथ साझा करें।
Manage invites टैब लंबित आमंत्रणों को सूचीबद्ध करता है और आपको उन्हें फिर से भेजने या रद्द करने देता है। Enterprise प्लान पर, एक User creation टैब आपको अस्थायी पासवर्ड के साथ सीधे अकाउंट बनाने, या किसी CSV फ़ाइल से एक साथ 50 उपयोगकर्ताओं तक को बल्क-इम्पोर्ट करने की भी सुविधा देता है।
टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन
आप वर्कस्पेस में सभी के लिए ईमेल-आधारित टू-फैक्टर ऑथेंटिकेशन अनिवार्य कर सकते हैं। Settings → Workspace → Security पर जाएं और Enable two-step verification with Email tokens for all users चालू करें (पेड प्लान पर उपलब्ध)।
- सक्षम होने पर, आमंत्रित सदस्यों को जुड़ते समय अपने ईमेल की पुष्टि करनी होगी, इसलिए नया सदस्य केवल उसी ईमेल एड्रेस से रजिस्टर कर सकता है जिससे उसे आमंत्रित किया गया था।
- एक अपवाद के रूप में, जो सदस्य Google or Apple account से साइन इन करते हैं उन्हें ईमेल वेरिफ़िकेशन की आवश्यकता नहीं होती।
