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  • Nur workspace owners and managers können Mitglieder einladen.
  • Nach der Registrierung sollten eingeladene Mitglieder die App installieren, indem sie den Schritten unter Mitgliederregistrierung folgen.

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Ein Mitglied hinzufügen

Gehen Sie zu Admin → Manage Users und klicken Sie auf Add Member. Alle Einladungsmethoden befinden sich in einem einzigen Dialog mit drei Tabs — Invite to workspace (per E-Mail), Manage invites (ausstehende Einladungen verfolgen) und Invite by URL (teilbarer Link). Es gibt keinen separaten Ablauf mehr für das Virtuelle Büro.
Admin → Manage Users mit der Schaltfläche Add Member
Die Tarife Free und Individual sind auf einen einzigen Workspace-Benutzer beschränkt, daher zeigt Add Member eine Meldung „Upgrade your plan” an. Führen Sie ein Upgrade auf Small, Premium oder Enterprise durch, um weitere Mitglieder einzuladen.
Meldung zur Tarifbeschränkung beim Hinzufügen eines Mitglieds in den Tarifen Free/Individual

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Zum Workspace einladen (per E-Mail)

Verwenden Sie dies, um Mitglieder per E-Mail einzuladen und gleichzeitig deren Rolle und Zugriff festzulegen.
  1. Geben Sie unter Invite via email die E-Mail-Adresse des Mitglieds ein (nutzen Sie +Add another user, um mehrere gleichzeitig einzuladen).
  2. Legen Sie die User role fest — Member oder Manager.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Eingeladenen ein und wählen Sie die Rolle Member oder Manager
  1. Wählen Sie unter Feature Access aus, welche Funktionen das Mitglied nutzen darf: Live Translation, Time Tracking sowie Browser / Desktop Virtual Office. Der Zugriff auf das Virtuelle Büro wird direkt hier gewährt — deshalb ist kein separater Bereich für Einladungen ins Virtuelle Büro erforderlich.
Feature-Access-Schalter — Live Translation, Time Tracking, Browser und Desktop Virtual Office
  1. Optional können Sie das Mitglied Projects, Groups und bestimmten Floors zuweisen sowie die Tracking Options festlegen (Screenshot-Aufnahme, Webcam-Aufnahmen, Eingabeaktivität), wenn Time Tracking aktiviert ist.
Weisen Sie Projekte, Gruppen und Etagen zu und legen Sie die Zeiterfassungsoptionen fest
  1. Klicken Sie auf Send. Das Mitglied erhält eine Einladungs-E-Mail und klickt auf Join workspace, um sich zu registrieren.
Einladungs-E-Mail mit der Schaltfläche Join workspace
Der Einladungslink in der E-Mail ist 72 Stunden gültig.

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Per URL einladen

Verwenden Sie dies, um einen einzigen Einladungslink zu teilen, anstatt einzelne E-Mail-Adressen einzugeben.
  1. Wählen Sie auf dem Tab Invite by URL, wie lange der Link gültig bleibt (1, 3, 7 oder 30 Tage).
Wählen Sie die Anzahl der Tage aus, die der Einladungslink gültig bleibt
  1. Kopieren Sie den erstellten Link und teilen Sie ihn mit den Personen, die Sie einladen möchten.
Kopieren Sie den erstellten Einladungslink
Der Tab Manage invites listet ausstehende Einladungen auf und ermöglicht es Ihnen, diese erneut zu senden oder zu widerrufen. Im Tarif Enterprise können Sie über einen zusätzlichen Tab User creation auch Konten direkt mit einem temporären Passwort erstellen oder bis zu 50 Benutzer per CSV-Datei im Massenimport hinzufügen.

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Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sie können die E-Mail-basierte Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle Personen im Workspace verpflichtend machen. Gehen Sie zu Settings → Workspace → Security und aktivieren Sie Enable two-step verification with Email tokens for all users (in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar).
Settings → Workspace → Security — Zwei-Schritt-Verifizierung mit E-Mail-Token aktivieren
  • Wenn diese Funktion aktiviert ist, müssen eingeladene Mitglieder beim Beitritt ihre E-Mail-Adresse verifizieren, sodass sich ein neues Mitglied nur mit genau der E-Mail-Adresse registrieren kann, mit der es eingeladen wurde.
  • Als Ausnahme müssen Mitglieder, die sich mit einem Google or Apple account anmelden, keine E-Mail-Verifizierung durchführen.